La Documentation régionale

Alors que la préparation du déménagement du silo s’accélère nous sommes allés interroger les différents acteurs afin d’en savoir un peu plus sur leur quotidien dans ce chantier de six ans qui ne fait que commencer.

Aujourd’hui nous sommes en présence de Benjamin RAVIER-MAZZOCCO, responsable adjoint du Fonds Ancien de la Bibliothèque municipale de Lyon Part-Dieu.

Quels sont les étages qui se trouvent sous la tutelle du Fonds Ancien ?

Le Fonds Ancien a la charge de plusieurs niveaux du silo à commencer par le silo 5 où se situe la réserve. Cet étage comporte aussi bien des documents anciens que modernes, mais aussi des estampes, des manuscrits, des incunables…

Livre miniature. Didier Nicole, 2009.

Viennent ensuite les collections antérieures à 1801 qui prennent place aux silo 6 et 7. Malgré les différences de formats, cette collection est très cohérente d’un point de vue matériel, avec des livres imprimés sur papier chiffons et des reliures cartonnées et couvertes de cuir ou des reliures en parchemin.
Le silo 7 conserve aussi la collection d’affiches 1900, et les in-plano antérieurs à 1801.

Cet étage du silo abrite en outre la collection Michel Chomarat [1], aussi gérée par le fonds ancien ; ainsi que la collection du fonds national de la photographie, la collection de photographie du département Art et les archives de la bibliothèque depuis 1972.

À ces trois étages constituant le cœur du Fonds Ancien, il faut rajouter la gestion du silo 15 qui contient le Fonds Chinois constitué de la bibliothèque historique et des archives de l’Institut Franco-Chinois de Lyon (IFCL), de livres sur la Chine contemporaine et de nombreux périodiques qui en sont l’une des grandes forces. Ces livres viennent d’échanges avec des bibliothèques chinoises mais aussi de dons de grands sinologues français.

Rayonnages remplis du Fonds Jésuite des Fontaines. Didier Nicole, 1999.

L’autre grande collection gérée par le Fonds Ancien se trouve aux étages 15, 16 et 17. Il s’agit du Fonds Jésuite des Fontaines provenant de la banlieue de Chantilly dans l’Oise en dépôt depuis janvier 1999. Au total, 9 846 mètres linéaires d’ouvrages et de périodiques ont été réinstallés à Lyon sur une surface de 1900 m². Cette collection couvre plus de deux étages du silo à elle seule et contient des documents imprimés de la Bible de Gutenberg à 1999, ainsi que des manuscrits remontant à la fin du Moyen-âge jusqu’au XXe siècle.

Silo 11. Nathalie Bouillaud, 2018.

Enfin, notons les étages 11 et 12 qui conservent la grande majorité des documents édités entre 1801 et 1920. Les étages (rangement, équipement, distribution) sont gérés par le service du silo moderne, mais les collections antérieures à 1920 sont distribuées dans la salle du fonds ancien, et les acquisitions de documents entre 1801 et 1920 sont effectuées et cataloguées par le service du fonds ancien.
En effet, à partir de 1999, les conditions de consultation des documents du XIXe siècle ont été modifiées. Ces derniers ne se consulteront plus à la banque du 2ème étage au silo moderne mais au Fonds Ancien.

Que va-t-il se passer après le déménagement pour ces collections ?

Toutes les collections dans les étages gérés par le Fonds Ancien demeurent sur place pendant le déménagement (elles seront déplacées en interne) et seront ensuite conservées. Concernant les collections du XIXe siècle présentes au silo 11 et 12, elles seront externalisées, et reviendront à la fin des travaux pour être conservées.

Dans quel mesure le Fonds Ancien est-il impacté par le déménagement ?

En 2016 il a fallu décider des premiers étages à déménager. On a écarté en premier lieu toutes les collections en dépôt (Chomarat, Jésuite des Fontaines, Fonds Chinois, Le Progrès) et la réserve, puis par la suite, le directeur a écarté le silo 6. Finalement, l’externalisation concernera principalement les silo 11 et 12 contenant comme nous l’avons vu les collections du XIXe siècle et du début du XXe siècle.

Quels sont les problèmes rencontrés ?

Restauration de reliure au papier japon. BML.

Le problème majeur rencontré sur ces collections réside dans leur état matériel qui était inquiétant pour le déménagement. À la suite d’une évaluation réalisée lors d’un chantier-école par Claude Laroque (professeure d’université, Paris 1) sur l’un des étages du Silo, une demande de renforts a abouti en 2017. Deux restauratrices travaillent ainsi à de petites réparations, des consolidations et du conditionnement des documents abimés.

Par ailleurs, dès septembre 2016, les services en charge du silo ont obtenu la fermeture de la distribution des documents de 10h à 13h. Ces heures libérées permettent de travailler sur la préparation des collections.

D’autres problèmes ont été rencontrés lors de la réalisation du plan topographique de réimplantation des collections (temps) et de la mise en place d’une liste des documents à externaliser.
Enfin la plupart des collections présentes au silo 6, silo 7 et silo 15 (qui contient le fonds chinois) sont fragiles, dans un état de conservation parfois instable et peu propice à un déménagement. Malgré tout elles seront dans les premières collections à entamer le jeu des rotations. Cela nécessitera sans doute l’obtention de nouveaux renforts pour leur préparation matériel.

Quels sont les chantiers mis en place pour répondre à ces problèmes sur les premiers étages qui devront déménager ?

Silo 11-12

Le premier chantier concerne l’état matériel des ouvrages :

En 2017 il y a eu deux chantiers écoles :

  École de Condé de Lyon sous la tutelle de Béatrice Alcade :
Sur deux jours les élèves sont venus aider au dépoussiérage des ouvrages du silo 8 et principalement au conditionnement d’ouvrages du silo 11
  Master Conservation Paris 1 sous la tutelle de Claude Laroque :
Pendant une semaine les élèves ont procédé au conditionnement d’ouvrages au silo 11. En parallèle Claude Laroque a fait un important travail de prospective permettant d’avoir une idée du temps nécessaire pour le conditionnement du silo 11 qui sera à terme estimé à une personne à temps plein sur un an.

Le second chantier est lié aux Archives Départementales :
Les Archives Départementales vont recevoir dans leurs locaux 10 kms d’ouvrages appartenant aux silo 11 et 12 et souhaitent la liste des documents qui seront en dépôt.
Or à l’heure actuelle cette liste n’existe pas. Aucun champ de localisation précis n’est noté dans le catalogue.

Ce problème provient du déménagement de 1972 (déménagement de la bibliothèque St Jean à la Part-Dieu) et de la séparation des collections en deux entités Fonds Ancien/ Fonds Moderne. La date choisie pour cette séparation est 1801. Les collections ont donc été séparées en fonction de cette date, ce qui ne pose pas de problème actuellement en termes de distribution, cependant la discontinuité matérielle de localisation empêche la création d’une liste selon la continuité des côtes.
En effet avant 1801 les ouvrages sont au Fonds Ancien et après 1801 ils sont au silo moderne. Cela signifie concrètement que si le document avec la cote 102541 est édité en 1750, il sera au Fonds Ancien (étage 6). Si le document avec la cote 102542 est édité en 1830, il sera au silo moderne (étage 11).
Cela explique que deux documents ayant des cotes qui se suivent ne sont pas côte à côte.

Pour gérer cette collection il faut donc partir du silo moderne. Lorsque l’on rencontre un document qui doit être rangé au Fonds Ancien en raison de sa date d’édition, on place un renvoi [2]. Il en est de même si le document est utilisé comme usuel dans une salle de lecture, s’il est placé à la réserve, ou rangé ailleurs de façon permanente.

C’est la raison pour laquelle deux binômes travaillent actuellement le mardi et le mercredi matin au relevé des renvois à partir de la collection dite « mère » qui est celle du silo moderne.

Ces binômes ont été mis en place en septembre 2017 avec une espérance de fin de relevé des côtes monographies pour le silo 11 et le silo 12 vers fin avril début mai 2018.

Une fois ce recensement établi, une extraction des tranches de cotes complète sera demandée au service informatique, sans tenir compte de la localisation des ouvrages. Cela donnera lieu enfin à une transformation de cette extraction en tableau Excel où seront intégrées les cotes libres et les cotes renvoyées relevées afin de les supprimer.
Cette énumération finale de cotes sera donc valide et induira la mise en place d’un champ de localisation dans le catalogue permettant ainsi de réaliser la liste des documents à envoyer aux Archives Départementales en septembre 2018, si tout se passe comme prévu.

Il est à noter que certaines collections du 11 et du 12 vont être gardées au sein de la Bibliothèque. Ces dernières seront mises à l’emplacement de périodiques qui eux seront externalisés.

Silo 8

Seul le premier caisson est « géré » par le Fonds Ancien, soit 1/3 de l’étage.
Il s’agit d’un espace de stockage contenant des collections en attente de traitement, des collections non dépoussiérées et/ou contaminées, ainsi que des doublons.

Plaque diapositive Lumière. Nathalie Bouillaud, 2018.

Un travail accompli par Guy Delorme au début des années 2010 a déjà permis le tri et l’intégration dans les collections d’un certain nombre de documents.
Un nouveau tri a été réalisé début 2016 afin de se séparer des ouvrages déjà possédés par la bibliothèque et de conserver ceux qui le méritaient. On compte par exemple des ouvrages venant des bibliothèques populaires (bibliothèques d’arrondissement du début du XXe), des dons de médecins venus après le don Lacassagne, et la collection du laboratoire de police scientifique créé par Edmond Locard à Lyon en 1910 [3]. Cette collection comprend notamment beaucoup de périodiques de police sud-américains qui sont extrêmement rares. Ces derniers devraient donc à terme intégrer les collections de la bibliothèque et être signalés.

Certains ouvrages ont trouvé preneurs dans d’autres bibliothèques, les livres en italien ont été donnés à la bibliothèque de Nice, ceux en espagnol à la bibliothèque d’Auch, les thèses de médecine de Montpellier ont été donnés à la bibliothèque de médecine interuniversitaire de Paris et les livres en alphabet cyrillique ont été donné à la bibliothèque Diderot (fonds slaves), qui a aussi récupéré plusieurs manuels scolaires.
Il reste encore un tri à terminer afin d’intégrer ces collections et vider ainsi l’étage au complet pour décembre 2018.

Qu’en est-il des autres étages et des chantiers en cours ?

Silo 5, 6 et 7 :

Un premier gros travail d’inventaire a été effectué sur plusieurs pans de la collection. Tout d’abord, l’inventaire des fonds à traiter situés à la réserve, entamé en septembre 2016 a été terminé en mars 2017.
Depuis, un agent travaille au conditionnement de ces fonds à traiter et, en lien avec le responsable du fonds ancien, à l’intégration des manuscrits et documents d’archives dans la collection générale. L’objectif est de permettre de suivre le déménagement de ces documents non signalés (inventaire) et qu’il puisse se faire sans perte (conditionnement).

Rayonnage du silo 6. Didier Nicole, 2009.

Un important travail de relevé de l’état matériel des incunables, des imprimés grands formats et des imprimés conservés au coffre a été réalisé. Ce rapport d’état matériel a permis de monter un dossier pour le Plan d’Action du Patrimoine Écrit (PAPE) afin de permettre un potentiel conditionnement intégral de la collection des incunables.
L’inventaire s’est terminé en janvier 2017 et la subvention (10 000€) obtenue en mai 2017.
Actuellement le Fonds Ancien travaille avec la société KLUG qui a mis à disposition une machine afin de permettre la prise de mesures de la collection en vue de réaliser des boites. Les mesures sont terminées et le fonds ancien est en attente du devis pour la confection des boites.

De septembre à novembre 2017 : les chargés de collections ont réalisé un inventaire de la collection objet (médailles, pin’s, bas-relief, sceaux…) et de tous les documents non-signalés présents dans les meubles à plan. Par la suite un inventaire des rouleaux (généalogies, cartes, rotulus moderne) a été entrepris afin de produire des boites sur mesure pour les contenir après un dépoussiérage.
Enfin, un inventaire de documents, présents dans la collection d’estampes mais qui n’en font pas partie intégrante, a été achevé de manière à pouvoir faire le tri et intégrer ce qui doit l’être à la collection de livres.

Dans la collection d’estampes elle-même, un premier inventaire des boites a été réalisé ainsi qu’un inventaire des documents non rangés en boite, afin de leur attribuer des cotes et de les ranger.
Pour pouvoir coter une pièce du Fonds Estampes il faut connaitre l’auteur, le siècle et l’école. C’est la raison pour laquelle une description de la figure puis un travail sur le sujet ont été effectués afin de produire une cote viable pour ces documents.

Restauration d’affiches (doublage). BML.

La plupart sont des estampes de grand format dont le rangement est problématique. De ce fait, six lots ont été définis en fonction de leur état matériel. L’un a déjà été intégré et un meuble à plan grand format va être commandé pour contenir les cinq autres lots, qui nécessitent tous des travaux de restauration et de doublage plus ou moins lourds.

Silo 15 : Fonds Chinois

Périodiques du fonds chinois. Didier Nicole.

Malgré de nombreux mouvements RH peu propices à une action de long terme [4], le Fonds Chinois a lancé et avancé un travail sur les périodiques en procédant au dédoublonnage [5], désherbage [6], rationalisation des collections et inventaire des états de collections.
A la suite de cela, ils ont pu intégrer des collections de périodiques chinois venant du silo moderne.

Silo 16-17 : Collection Jésuite Des Fontaines

À ces étages, le travail des équipes se concentre sur les brochés et les périodiques depuis septembre 2016 afin de mettre en place des bandeaux pour maintenir les fascicules par année. En effet, les périodiques jésuites ont la particularité d’avoir les pages de garde collées les unes aux autres au sein d’une même année. Pour éviter soit d’arracher l’ensemble soit que l’ensemble ne se voile on met en place des bandeaux en papier neutre afin de maintenir l’ensemble cohérent.
En parallèle un travail de rangement et de signalement est opéré sur toute pièce n’étant pas un ouvrage relié à savoir notamment les estampes du Fonds Caillet qui sont un fonds d’images de saints rangés par ordre alphabétique des saints représentés. Actuellement le signalement s’arrête à la lettre M. 
La collection Jésuite sera l’une des dernières à prendre place dans la rotation ce qui laisse un peu plus de temps aux équipes pour terminer le travail.

En conclusion, nombres de chantiers ont déjà été achevé au Fonds Ancien afin de préparer au mieux le déménagement et d’autres sont toujours en cours avec pour but ultime trois étages prêts à entamer les déplacements en décembre 2018.

Interview réalisée par Margaux LAPIERRE, stagiaire en communication à la Documentation Régionale, le 27 mars 2018