La documentation régionale

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Chroniques du Silo

Episode 6 : Les équipes du silo moderne en pleine préparation

Interview de Cathy SAMPAIO, Responsable du Silo Moderne à la Bibliothèque municipale de Lyon Part Dieu, dans le cadre des travaux du Silo.

A quoi correspond le Silo Moderne ?

Le silo moderne est la seconde grande entité présente à la Bibliothèque de la Part-Dieu. Elle regroupe les collections différents départements dans un peu plus de huit étages du Silo et est gérée par une équipe de 20 agents. On peut exprimer les différents étages de la manière qui suit :

-  Au Silo 1, coexistant avec le Bibliobus on retrouve le don aux associations. Il concerne tout ce qui est supprimé en salle, en silo ou dans les bibliothèques d’arrondissement. En effet deux chemins sont possibles pour ces documents soit ils sont pilonnés car l’état du document ou le contenu est obsolète soit ils sont toujours d’actualité et l’on propose à des associations de venir les récupérer.

-  Au Silo 2 sont conservés les quelques 330 titres de périodiques nationaux de grands formats et les CD. Ces documents peuvent être immédiatement communiqués par les agents présents à la banque de distribution.

-  Au Silo 3 on retrouve les DVD ainsi que les monographies de moins de 25 cm depuis 2005 qui sont des collections récentes qui sont empruntables et sortent beaucoup. Enfin au sein du même étage sont installés les très grands formats

-  Au Silo 4 un caisson et demi est dédié aux 4122 titres de périodiques nationaux petits formats dans lequel il y avait certains périodiques régionaux rapatriés dans le premier caisson. A terme, à la fin du déménagement, le silo 4 sera exclusivement géré par la Documentation régionale.

-  Au Silo 9 sont placées les monographies de plus de 25 cm et celles de moins de 25 cm antérieures à 2005. Il s’agit de collections courantes avec un fonds qui est régulièrement alimenté.

-  Au Silo 10 sont déposées les collections de périodiques nationaux petits formats ainsi que les revues pour la plupart anciennes et arrêtées qui représentent 3026 titres.

-  Au Silo 11 il est à noter des recueils ainsi que le fonds Lacassagne qui est à mi-chemin entre silo moderne et fonds ancien mais aussi des monographies XIXe/XXe, le Fonds Ampère et le fonds guerre.

-  Au Silo 12 on retrouve surtout des côtes arrêtées et très peu de nouvelles intégrations. Les collections gérées par le silo moderne sont les monographies XIXe/XXe, le VHS, et des fonds particuliers tels que les fonds Noly, Founier etc.

Quels changements vont être réalisés à l’issu du déménagement ?

Le déménagement amène une réflexion autour d’une plus grande cohérence des fonds et de leur gestion inhérente.
On comptera donc la Documentation Régionale pour tout ce qui a trait à la région et au dépôt légal, le Fonds Ancien s’occupera des ouvrages antérieurs à 1920, les équipes du Silo moderne seront chargés des collections plus récentes et des périodiques nationaux courants.

Comment fonctionne l’acquisition des ouvrages au Silo Moderne ?

Les agents du Silo Moderne à proprement parlé ne sont pas décisionnaire sur la collection : ce qui entre et sort est soumis à la décision de chacun des départements même si certains agents sont référents d’un département et réalise donc du désherbage de fonds en fonction de la politique documentaire et des exemplaires multiples présents en silo.
Les agents du silo moderne sont en bout de chaine et sont plus garant de la communication, conservation des documents que de leur acquisition.
Chaque référent-silo auprès d’un département va travailler de manière différente en fonction de ce département et de sa politique d’acquisition et de mise à disposition.
En effet, la plupart des documents passent en salle pour consultation et sont par la suite réintégrés au circuit de conservation du Silo.

Quels sont les chantiers en cours pour les équipes du silo moderne ?

Comme nous l’avons vu avec le responsable du Fonds Ancien de nombreuses tâches simultanées occupent les équipes afin de préparer au mieux le déménagement. C’est la raison pour laquelle les équipes du silo moderne s’attèlent aux relevés des renvois avec les équipes du Fonds Ancien aux silos 11 et 12.

Le second chantier important touche à la collection de périodiques. En effet la plupart des espaces sont saturés même si depuis 10 ans le désherbage des monographies [3] a été mis en place. Cependant ce travail est toujours en cours pour certains départements et ne permets pas de libérer de l’espace pour une expansion des périodiques vivants.
Concernant les périodiques, tout a toujours été conservé. Jusqu’à il y a deux ans aucun désherbage thématique ou de fond n’avait été réalisé ce qui produit un manque de visibilité sur les différents titres possédés.
De manière concrète les ouvrages entrant en silo sont pointés mais les anciens titres morts ou arrêtés étaient mal connus avant le lancement du chantier.
Le choix intellectuel du désherbage dépendant des départements un relevé a été réalisé par les équipes du silo moderne afin de pouvoir établir des choix de conservation et une cartographie documentaire.

De manière factuelle pour chacun des étages (2,4 et 10) un inventaire des périodiques, avec comme base le tableau de pointage, a été conduit de manière à répertorier tous les titres vivants, morts ou arrêtés dans les étages.
Chaque binôme a travaillé pendant plus de deux ans à la récupération d’informations nécessaire au suivi des périodiques et à leur gestion que ce soit en vue d’une conservation ou d’une suppression. Il s’agit d’un travail de longue haleine et colossal qui représente des milliers de titres (pour idée, au silo 10 on dénombre 3026 titres).

Ces critères sont très variés et permettent d’avoir un panel étendu de données. Pour chaque revue on retrouve :
-  L’état de vie du document (à partir de quand la revue parait et quand elle cesse ou si elle est toujours en cours)
-  L’état de collection (ce qu’il y a, en présentiel dans le Silo) complet ou non au regard de l’état de vie
-  Si elle est morcelée ou non (à plusieurs endroits dans le silo)
-  Si elle est en cours, morte ou arrêtée (au regard de la bibliothèque)
-  Ses doublons potentiels (avec leur côte et leur localisation)
-  Le département dépositaire
-  Si elle fait partie du plan PCRA (plan de conservation partagé des périodiques)
-  Si la BM est PCRA sur ce titre ou non
-  Sa disponibilité SUDOC (et donc potentiellement supprimable)
-  Sa localisation SUDOC
-  Sa disponibilité en ligne et si oui sur quelle base
-  Les remarques potentielles

Une fois le tableau réalisé, des couleurs ont été appliquées selon la légende suivante :
-  Rouge : abonnements en cours
-  Jaune : titres morts et arrêtés
-  Vert : documentation régionale
-  Noir : espace vide

En collaboration avec le service des périodiques et pour chacun des titres un métrage des collections est inscrit (environ 8000 titres identifiés) ainsi qu’une prévision de l’accroissement annuel et une localisation.
Enfin le tableau final a été envoyé aux différents départements pour la réalisation du désherbage. Cette étape est toujours en cours.
Enfin, pour faciliter ce travail de désherbage un relevé des consultations des périodiques a été établi depuis 3 ans. Ce travail permet aujourd’hui d’avoir un aperçu des collections les plus demandées par les usagers.

Pourquoi est-il nécessaire de connaître précisément les ouvrages vivants des ouvrages morts ou arrêtés ?

Cette information est primordiale car elle va permettre l’organisation des rotations et l’insertion des ouvrages restants à la bibliothèque dans ces places libérées.
En effet, en décembre 2018, lors du déménagement les périodiques morts ou arrêtés vont être retirés des étages 2, 4 et 10 et externalisés pour laisser la place à d’autres collections. Pour exemple, au Silo 12(qui est l’un des premiers étages à déménager) le Dépôt Légal ne sera pas externalisé et nécessite donc un emplacement temporaire au sein des autres étages du silo. Cette place sera prise sur les déménagements des périodiques morts.

A terme il est prévu que tous les périodiques morts et arrêtés fassent partie intégrante d’un seul et même étage afin d’assurer une meilleure cohérence des fonds. Cet étage du silo pourra être compacté et rangé de manière immuable car aucun accroissement n’est prévu sur ces collections.
Il s’agit de rationnaliser l’espace.
Il est à noter que dans les rotations les titres grands formats seront externalisés et les petits formats partiront aux Archives Départementales.

Qu’en est-il aujourd’hui ?

Actuellement les plans d’implantation ont été réalisé sur les étages 2 et 10. Les autres étages seront probablement beaucoup moins complexes car organisés en pans de côtes.
Il reste cependant à terminer le métrage ainsi que le relevé des fantômes en collaboration avec les équipes du Fonds Ancien.

Parallèlement à cela, une organisation a été trouvée grâce à la création de groupe d’intervention par silo ce qui représente 5 à 6 agents avec des référents, et un groupe de coordination composé de 3 agents.
Chaque groupe est chargé d’identifier des morceaux de collections à traiter et de travailler sur le plan d’implantation actuel du 11 et du 12 en priorité.
Par la suite les différents plans d’implantation seront compilés afin de lancer une réflexion sur une méthodologie viable pour le plan de réimplantation.

Comment les usagers pourront-ils en apprendre plus sur ce projet réalisé « en coulisses » ?

Plusieurs projets ont déjà vu le jour :
-  En premier lieu un flyer est distribué à la banque de distribution du niveau du 2 aux côtés d’un affichage qui explique les travaux et le service de mise de côté mis en place.
Il est en effet possible de réserver les ouvrages par téléphone (04.78.62.16.20) ou par mail (silo@bm-lyon.fr) afin d’éviter les 25 min d’attente nécessaire à la récupération en silo. Actuellement cette réservation n’a pas encore été mise en place sur le catalogue en ligne.
Les documents sont alors disponibles sous une 1h et pour une durée de 24h.

-  Lors de certaines Heures de la Découverte réalisées par les équipes, de l’Évènement Démocratie [4] et des Journées Européennes du Patrimoine le projet a pu être évoqué et expliqué.

-  Régulièrement des visites du silo ont été conduites afin d’expliquer aux personnes présentes l’impact sur la réflexion autour des collections et sur la meilleure manière de garantir une visibilité des collections et une cohérence des fonds. Ces visites seront potentiellement amenées à se reproduire durant les travaux.

-  Enfin une valorisation des collections du silo est réalisée grâce au Focus Actu à la Bibliothèque éphémère au deuxième étage ou encore à l’accueil des classes.

Vous l’aurez compris, malgré le travail de titans réalisé en coulisse les équipes restent disponibles pour le public et proposent un service le plus adapté possible afin de minimiser l’impact des travaux.

Interview réalisée le 27 mars 2018 par Margaux LAPIERRE, stagiaire en communication à la Documentation Régionale

[1Il a été établi que pour un document entrant en silo un document doit sortir.

[2L’objectif était d’inviter des photographes professionnels ou amateurs à venir photographier les silos pour donner à voir les lieux. Sur 15 participants au début du projet 14 l’ont terminé.

[3Il a été établi que pour un document entrant en silo un document doit sortir.

[4L’objectif était d’inviter des photographes professionnels ou amateurs à venir photographier les silos pour donner à voir les lieux. Sur 15 participants au début du projet 14 l’ont terminé.