Politique documentaire

Le service « politique documentaire »

Le service de la politique documentaire au sein de la Direction des collections et des contenus a continué son double travail de gestion des abonnements aux périodiques et ressources en ligne (voir ci-dessous) et de mise en œuvre d’une politique raisonnée de sélection, d’acquisition et de désélection des ressources documentaires à mettre à la disposition de tous les usagers de la BmL. À ce titre, il a continué à analyser les données fournies par les tableaux de suivi des acquisitions ou extraites du système informatique de gestion de la bibliothèque.

Le groupe de travail décisionnel sur la politique documentaire (que le service anime et qui comprend entre autres trois directeurs adjoints) s’est réuni 4 fois en 2017 et ses travaux ont porté sur :
-  la Charte documentaire définissant les missions et les modes de travail de la BmL quant à la documentation qu’elle doit offrir ; cette Charte a été peaufinée avant sa présentation au Conseil municipal du 20 novembre qui l’a approuvée.
-  la circulation des usagers entre les différentes bibliothèques du réseau : les usagers fréquentent en moyenne un peu plus de deux bibliothèques du réseau, généralement leur bibliothèque de quartier et une bibliothèque de recours ; seules la bibliothèque de la Part-Dieu et à un moindre degré la médiathèque de Vaise jouent un rôle central par rapport à l’ensemble du réseau pour la Part-Dieu, par rapport à l’ouest de la Saône pour Vaise ; les médiathèque du Bachut dessert une population de plus de 80 000 habitants mais sans aucune autre bibliothèque dans son aire d’attraction ; les bibliothèques du premier et du quatrième arrondissement fonctionnent en binôme.
-  les documents en langues originales.
-  le choix des ressources en ligne pour l’année 2018.
-  la mise en œuvre d‘une politique documentaire aboutie, avec comme prochaine étape, une formation de tous les responsables de bibliothèques du réseau et de départements de la Part-Dieu préalable à la définition de plans de développement des collections pour les prochaines années.

Une étude sur les besoins budgétaires pour les années à venir, en fonction notamment de l’évolution des coûts documentaires et des problèmes les plus évidents a été menée et remise à Monsieur le Directeur général chargé de la Culture.

Enfin le service de la politique documentaire a apporté sa pierre à l’étude sur l’organisation du circuit des documents à la Bibliothèque, pilotée en interne par le directeur adjoint chargé des collections et des contenus.

Projet d’optimisation du circuit du document

Ce projet d’optimisation du circuit du document, lancé par la direction de la bibliothèque, est mené avec le soutien actif de la Mission organisation et méthodes de la Ville (Julien Nemoz).

Une première phase entre novembre 2016 et mars 2017 a permis d’établir un état des lieux avec l’appui de tous les services concernés, en répondant aux objectifs suivants :
-  Echanger sur le contexte, les objectifs et la méthodologie du projet
-  Décrire les principaux processus, acteurs et outils informatiques du circuit des documents
-  Recueillir les principales données d’activité
-  Recenser les EP mobilisés
-  Diagnostiquer l’existant : points forts/ points de vigilance

L’état des lieux a mobilisé 25 réunions et près de 50 contributeurs et a sollicité tous les services concernés pour le recueil des données. Il a permis de dresser un tableau très précis de l’existant d’une part en détaillant l’organisation, les processus et les outils utilisés, d’autre part en calculant le temps de travail pour chaque activité.

Au total, 311 acteurs correspondant à 114 ETP participent au circuit du document : pilotage de la politique documentaire, sélection des documents, gestion de la logistique et traitement documentaire, équipement et transport des documents, désélection des documents.

La période d’avril à juin a permis de consolider les données recueillies, de les restituer au groupe projet, aux chefs de services et à l’ensemble des agents et de préparer la seconde phase, destinée à élaborer les propositions d’optimisation et de rationalisation du circuit.

Cette seconde phase s’est étendue de septembre à décembre 2017, mobilisant 10 groupes de travail (73 participants) sur les thèmes suivants :
-  Pilotage de la politique documentaire
-  Veille et présélection des documents
-  Sélection via les offices, showrooms et réunions collaboratives
-  Sélection via les listes, portails, requêtes P7
-  Gestion des commandes et mise en paiement
-  Réception / service fait, exemplarisation / cotation et bulletinage
-  Catalogage des documents
-  Equipement et rééquipement des documents
-  Désélection des documents
-  Evolution des systèmes d’information

C’est au cours du premier trimestre 2018 que les solutions d’optimisation seront consolidées et évaluées. Les chantiers prioritaires seront fixés au deuxième trimestre pour un début de mise en œuvre à l’automne 2018.