Rapport d’activité 2018

Optimisation du circuit du document

Ce projet, lancé par la direction de la bibliothèque, est mené avec le soutien actif de la Mission organisation et méthodes de la Ville de Lyon. Il est lié à la Charte documentaire adoptée par le Conseil municipal le 20 novembre 2017.

Cette réflexion s’est déroulé en deux temps :

Dernier trimestre 2017

Un état des lieux a été réalisé qui a permis de montrer que 311 personnes correspondant à 114 ETP participaient au circuit. 10 groupes de travail ont ensuite travaillé sur les différents thèmes (pilotage de la politique documentaire ; veille et présélection des documents ; sélections via les offices ; showrooms et réunions collaboratives ; sélection via les listes, portails, requêtes P7 ; gestion des commandes et mise en paiement ; réception / service fait , exemplarisation / cotation et bulletinage ; catalogage ; équipement et rééquipement ; désélection ; évolution des systèmes d’information ).

Premier semestre 2018

Le premier semestre 2018 a permis la consolidation des solutions d’optimisation du circuit émanant de ces 10 groupes de travail : 58 propositions (18 concernant des solutions d’organisation, 19 des solutions processus et 21 des solutions informatiques) ont été dégagées. Elles ont été travaillées lors de trois réunions du groupe projet puis présentées en réunion chefs de service, aux agents et aux organisation syndicales.

Les propositions d’optimisation seront priorisées puis déclinées sous la forme d’un plan d’actions pluriannuel (en cours).

Deux sessions de formation de cadres de la bibliothèque (en tout une trentaine de personnes) ont permis de resituer la politique documentaire dans la politique de service de la bibliothèque, elle-même partie intégrante du projet d’établissement, de souligner son aspect complémentaire des autres services de la bibliothèque, de creuser la connaissance des outils disponibles et de tendre à harmoniser les pratiques actuelles.

311 personnes participent au circuit du document

10 groupes de travail

58 propositions

30 cadres formés

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