Gouvernance et coopération

La communication interne

Dès le premier confinement en date du 17 mars, la BmL a mis en place de nouveaux outils de communication et d’information à l’attention des 500 agents.

• Une nouvelle lettre d’information hebdomadaire envoyée par mail « Flash info covid_19 » avec comme objectifs :
   de maintenir le lien social et professionnel avec chacun des agents et de partager des informations émanant de la Direction dans cette période inédite
   de promouvoir d’une part les actions innovantes mises en place par les services à l’attention des usagers, et d’autre part les actions des services internes qui ont contribué activement au maintien de la sécurité des bâtiments et des collections pendant les périodes fermeture
   d’informer sur la poursuite des activités liées au circuit du document, ou encore des missions des services RH, Financiers, Informatique.

• Une mise en place d’un nouveau serveur « Nextcloud » ouvert à tous les agents afin que les agents puissent partager des documents de manière sécurisée et efficace pendant la période de confinement. Sur cette plateforme, les dossiers partagés de chaque service ont été recréés avec les mêmes droits que sur les disques réseau BML. Chaque agent a eu donc accès au dossier de son service. Les services ont pu donc partager tout un ensemble de document afin de poursuivre leurs travaux en cours et leurs nouveaux projets.

Tous les documents émanant la Direction et de la communication interne ont été stockés dans ce Nextcloud. Un Guide « Mémo-Covid » mis à jour régulièrement reprenant des éléments d’informations RH (télétravail, l’état des positions administratives des agents…), les consignes sanitaires à respecter, les dispositifs d’accueil du public et d’organisation des animations culturelles …

• Les plans de reprise des activités des 6 directions

Ces outils ont été pérennisés tout le long de l’année 2020 afin de faciliter la communication, l’échange et le partage d’informations entre les services et les personnes télétravaillant et ne disposant pas d’outil informatique Ville de Lyon avec accès VPN et les personnes en présentiel.

Parallèlement, dans le cadre du déploiement de postes informatiques portables par la DSIT, 117 agents sur 500 ont pu être équipés d’un ordinateur portable entre avril et décembre.

Les effectifs

L’ensemble du personnel des 16 bibliothèques équivaut à 449,8 ETP (équivalent temps plein) : certains sont titulaires et d’autres sont employés par contrats (contractuels).

 16% de A
 56% de B
 28% de C

Le télétravail

Le télétravail était en cours d’expérimentation à la Bml depuis octobre 2019 pour 8 agents. La crise sanitaire de 2020 a requis un recours massif à ce nouveau mode de travail durant les 2 confinements. Au total 17 545 jours ont été télétravaillés, répartis sur 442 agents essentiellement durant le premier confinement puis au mois de novembre.

15 agents ont poursuivi le travail en présentiel durant le 1er confinement afin d’assurer la sécurité et la maintenance du bâtiment et des collections.

7 783 journées réparties sur 264 jours n’ont pu être ni travaillées ni télétravaillées du fait des missions, de l’absence d’équipement informatique ou bien encore de la situation personnelle des agents concernés.

L’absentéisme

L’absentéisme 2020 tous motifs confondus est de 5,62 % contre 7,11 % en 2019, soit une diminution de 2 226 jours répartie essentiellement de la façon suivante :

9 227 jours d’absentéisme dont :

 accident de trajet : 508 jours
 accident de travail : 208 jours
 maladie ordinaire : 6 188 jours
 longue maladie : 733 jours
 longue durée : 400 jours
 maternité : 1 190 jours

La formation

L’année 2020 est marquée par un fort ralentissement de la formation du fait de la crise sanitaire. Le nombre de jours prévus est en forte diminution (-30,31%) et l’annulation de nombreuses formations n’a permis la réalisation que de seulement 512 jours contre 1729 en 2019. Le distanciel a tout de même permis une poursuite d’une partie des sessions.

Au total 251 agents ont suivis des formations soit une moyenne de 2,04 jours par agent.

Les domaines de formations

Les formations "métiers" restent prédominantes, et la baisse est moins significative, (45,95% contre 53,05% en 2019). Les formations où le distanciel a pu être mis en place en fin d’année (informatique par exemple) se sont maintenues, voire ont augmenté. Les formations collectives n’ont pas pu avoir lieu et sont reportées sur 2021.

La santé et sécurité au travail

En 2020, les thèmes sont :

• Plan d’actions sécurité
• Amélioration des conditions de travail individuelles
• Aménagements collectifs
• Accidents du travail
• Formations sécurité
• Prévention des RPS

Dépenses

 Dépenses de fonctionnement = 22 922 291 €
 Dépenses d’investissement = 1 966 155 €

Recettes

 Recettes de fonctionnement = 727 284 €
 Recettes d’investissement = 82 463 €

Marchés publics

• 73 marchés subséquents d’impression
• 1 marché subséquent de signalétique
• 2 marchés négociés sans mise en concurrence
• 3 MAPA avec la Direction des Affaires Culturelles
• 4 MAPA Bibliothèque
• 3 procédures avec la Direction de la Commande Publique

Délibérations et conventions

4 délibérations et conventions préparées et votées au Conseil Municipal en 2020 pour des projets de la Bml. 12 décisions. 30 conventions passées (conférenciers).

Cette année 2020 a été une année particulière marquée par une absence longue de la cheffe de service et par la pandémie due au COVID-19, l’instauration de confinements et les nécessités d’adaptation de l’activité et de l’organisation du travail à cette situation.

Animations réseau

• Matinées thématiques : toutes annulées ou non organisées du fait de la situation sanitaire
• Journées réseaux de mai « publics spécifiques » : annulée
• Journée « rencontre et nouveautés réseau » de novembre : annulée

Projets culturels accompagnés ou soutenus en 2020

• Fête du livre de Bron et Prix summer : 24 BP participantes ; achat de lots de livres en soutien
• Tous à table : 65 animations - 17 communes
• Printemps des Petits Lecteurs (annulé) : 6 communes - 30 actions programmées ; quelques-unes ont été reprogrammées, d’autres reportées ou annulées.
• Printemps du numérique (annulé) : 6 communes (Feyzin, Cailloux, St Genis Les O., Charbonnières, Pierre Benite, Corbas) : 25 programmations
• Amply : 15 communes – forte mobilisation du réseau sur cette nouvelle proposition qui a rencontré un réel intérêt et qui a permis à certaines petites communes de proposer un format nouveau d’animation.
• Mois du film documentaire : 2 communes

Réseaux, collaborations locales et projets de médiathèques

• Rebond : lancement réussi ; très bons retours des équipes et des publics ; une évaluation est prévue en 2021.
• Vic : des volontés de collaboration, voire de mise en réseau plus prononcée sont en train d’apparaître entre Vernaison, Irigny et Grigny ; une réunion avec les élus est en cours de programmation.
• Val de Saône : réflexion menée par un groupe de travail représentatif de l’ensemble des communes en vue d’une mise en réseau.
• 4 jours de formation-action réunissant une grande partie des bibliothèques ont été organisés.
• Territoires secteur Ouest : volontés de Craponne, Charbonnières, Marcy, Francheville et St Genis les Ollières de travailler davantage ensemble et de partager des initiatives locales.
• Projet de médiathèque à Montanay : rencontre avec le maire, l’élu culture et le DGS en appui aux bénévoles. Le PM a participé au recrutement d’un salarié et prévoit l’accompagnement de son projet culturel.
• Projet de médiathèque à St Cyr
• Projet de municipalisation de la Bibliothèque de Rochetaillée prévu pour début 2021