Rapport d’activité 2020
Principales évolutions
Création d’une nouvelle mission « développement numérique » rattachée au directeur et confiée à un conservateur d’Etat mis à disposition. Cette mission a vocation à coordonner les projets des espaces numériques et à piloter le projet de bibliothèque numérique de référence #2.
Une conférence des acteurs du numérique (CAN) a également été mise en place pour coordonner l’action des différents services de la BML concernés par ce domaine.
Arrivée d’un nouveau directeur le 1er octobre.
Renforcement des coordinations thématiques, créées en 2012 et initialement au nombre de 5 : la coordination Jeunesse, la coordination Musique, la coordination Cinéma (abandonnée depuis), la coordination des Espaces Numériques, la coordination Médiation. De nouvelles feuilles de route ont été définies pour ces coordinations.
Organigramme de la Bibliothèque municipale de Lyon en 2020
La communication interne
Dès le premier confinement en date du 17 mars, la BmL a mis en place de nouveaux outils de communication et d’information à l’attention des 500 agents.
- Une nouvelle lettre d’information hebdomadaire envoyée par mail « Flash info covid_19 » avec comme objectifs :
de maintenir le lien social et professionnel avec chacun des agents et de partager des informations émanant de la Direction dans cette période inédite
de promouvoir d’une part les actions innovantes mises en place par les services à l’attention des usagers, et d’autre part les actions des services internes qui ont contribué activement au maintien de la sécurité des bâtiments et des collections pendant les périodes fermeture
d’informer sur la poursuite des activités liées au circuit du document, ou encore des missions des services RH, Financiers, Informatique.
- Une mise en place d’un nouveau serveur « Nextcloud » ouvert à tous les agents afin que les agents puissent partager des documents de manière sécurisée et efficace pendant la période de confinement. Sur cette plateforme, les dossiers partagés de chaque service ont été recréés avec les mêmes droits que sur les disques réseau BML. Chaque agent a eu donc accès au dossier de son service. Les services ont pu donc partager tout un ensemble de document afin de poursuivre leurs travaux en cours et leurs nouveaux projets.
Tous les documents émanant la Direction et de la communication interne ont été stockés dans ce Nextcloud. Un Guide « Mémo-Covid » mis à jour régulièrement reprenant des éléments d’informations RH (télétravail, l’état des positions administratives des agents…), les consignes sanitaires à respecter, les dispositifs d’accueil du public et d’organisation des animations culturelles …
- Les plans de reprise des activités des 6 directions
Ces outils ont été pérennisés tout le long de l’année 2020 afin de faciliter la communication, l’échange et le partage d’informations entre les services et les personnes télétravaillant et ne disposant pas d’outil informatique Ville de Lyon avec accès VPN et les personnes en présentiel.
Parallèlement, dans le cadre du déploiement de postes informatiques portables par la DSIT, 117 agents sur 500 ont pu être équipés d’un ordinateur portable entre avril et décembre.
